Dirección administrativa de Sistemas Integrados de Gestión

Desde esta dependencia se realizan actividades de asesoría y acompañamiento a los procesos y sus respectivos enlaces, quienes son los responsables directos de la implementación, medición, seguimiento y mejora del sistema.

Nuestras funciones


La Dirección de Sistemas de Gestión es una de las tres direcciones que integran la Secretaría de Planeación Municipal, desde se busca garantizar la correcta implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad en el Municipio de Dosquebradas – Sector Central – en marco de los requisitos vigentes aplicables, propendiendo por su mejoramiento continuo.

Desde esta dependencia se realizan actividades de asesoría y acompañamiento a los procesos y sus respectivos enlaces, quienes son los responsables directos de la implementación, medición, seguimiento y mejora del sistema.

Atendiendo al programa de auditorías anual, se programa desde la Dirección las auditorías internas de calidad, así como la verificación de suscripción de los diferentes planes de acción y/o planes de mejoramiento producto de los autodiagnósticos, auditorías internas y externas, entre otros seguimientos relacionados con el sistema de gestión y se da orientación frente a su implementación cuando sea requerido.

Por otra parte, esta dependencia administra la plataforma documental del sistema de gestión, garantizando el control y custodia de los documentos, atendiendo a las solicitudes de creación, modificación o eliminación de estos y propendiendo por el impacto positivo en el Sistema de Gestión de Calidad, garantizando que no existan interferencias que puedan afectar la funcionalidad y la documentación existente.

En marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, la Dirección de Sistemas de Gestión lidera las políticas de “Transparencia, Acceso a la Información Pública y Lucha Contra la Corrupción” y “Racionalización de Trámites” de la entidad.

Igualmente, se promueve la realización de autodiagnósticos con el fin de evaluar el cumplimiento o el nivel de avance en la implementación del sistema de gestión aplicable en la entidad. De acuerdo a esto, se proponen acciones de mejora frente a las actividades de gestión que se realizan en los diferentes procesos en el marco del sistema de gestión.

Finalmente, esta Dirección consolida la información recibida de cada uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - PAAC en el marco de los requisitos normativos, para su construcción anual y su monitoreo trimestral.



Que es MIPG ?


El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se define en el Artículo 2.2.22.3.2. del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio. El Modelo focaliza su atención en las organizaciones y sus servidores públicos, específicamente en las prácticas y procesos que adelantan para transformar insumos en resultados y en generar los impactos, es decir, su foco es tanto la gestión y el desempeño organizacional como la satisfacción de los intereses generales de la sociedad. Para ello, el Modelo parte de una visión múltiple de la gestión organizacional, que incluye siete (7) dimensiones claves que a su vez agrupan un conjunto de diecinueve (19) políticas de gestión y desempeño Institucional, prácticas, elementos o instrumentos con un propósito común, generales a todo proceso de gestión, pero adaptables a cualquier entidad pública, y que, puestas en práctica de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el MIPG opere.

Conoce sus objetivos


  • Fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motor de la generación de resultados de la administración pública.

  • Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los ciudadanos.

  • Desarrollar una cultura organizacional sólida fundamentada en la información, el control, la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.

  • Promover la coordinación interinstitucional para mejorar su gestión y desempeño.

  • Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación de las entidades públicas.

Manual operativo


Contempla los aspectos generales que se deben tener en cuenta para cada una de las políticas de gestión y desempeño, su marco normativo, su ámbito de aplicación, sus propósitos, sus lineamientos generales y los criterios diferenciales para aplicar en las entidades territoriales. El manual emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en su versión 4, de marzo de 2021, puede ser descargado ingresando a este link.

¿ Cómo funciona el MIPG en la Administración ?


Funciona mediante tres componentes: institucionalidad, operación y medición.

Institucionalidad

Conjunto de instancias que trabajan coordinadamente para establecer las reglas, condiciones, políticas, metodologías para que el Modelo funcione y logre sus objetivos.

  • Comité Municipal de Gestión y Desempeño

  • Comité Institucional de Gestión y Desempeño

  • Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

Operación

MIPG opera a través de un conjunto de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, implementadas de manera articulada e intercomunicada, permitirán que MIPG funcione.

Dimensiones Políticas Lider / Responsable
Talento humano Gestión Estratégica del Talento Humano Secretaría Asuntos Administrativos – Talento Humano
Talento humano Integridad Secretaría Asuntos Administrativos – Talento Humano
Direccionamiento estratégico y planeación Planeación Institucional Secretaría de Planeación – Dirección Socioeconómica
Direccionamiento estratégico y planeación Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público Secretaría de Hacienda
Direccionamiento estratégico y planeación Compras y contratación Secretaría Jurídica - Contratación
Gestión con valores para el resultado Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos Secretaría de Planeación – Dirección Sistemas de Gestión
Gestión con valores para el resultado Gobierno Digital Secretaría de Asuntos Administrativos - Dirección Tic
Gestión con valores para el resultado Seguridad Digital Secretaría de Asuntos Administrativos - Dirección Tic
Gestión con valores para el resultado Defensa Jurídica Secretaría Jurídica
Gestión con valores para el resultado Servicio al ciudadano Secretaría Asuntos Administrativos
Gestión con valores para el resultado Racionalización de Trámites Secretaría de Planeación (Dirección Sistemas de Gestión)
Gestión con valores para el resultado Participación Ciudadana en la Gestión Pública Secretaría de Gobierno
Gestión con valores para el resultado Mejora Normativa Secretaría Jurídica
seguimiento y evaluación al desempeño institucional Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional Secretaría de Planeación – Dirección Socioeconómica
Gestión de la información y la comunicación Gestión Documental Secretaría Asuntos Administrativos – Gestión Documental
Gestión de la información y la comunicación Información Estadística Secretaría de Planeación – Dirección Socioeconómica
Gestión de la información y la comunicación Transparencia, Acceso a la Información y lucha contra la Corrupción Dirección Tic – Secretaría de Planeación (Dirección Sistemas de Gestión)
Gestión del conocimiento y la innovación Gestión del Conocimiento Secretaría Asuntos Administrativos – Talento Humano
Control interno Control interno Despacho Alcalde

Es pertinente indicar que durante la vigencia 2021, la entidad adoptó como mecanismo de seguimiento y medición frente al plan de acción de MIPG la herramienta EstrateGov. En este seguimiento se adopta una metodología que corresponde en calificar los avances del plan de acción con respecto al cumplimiento de los indicadores trazados y permite tener mayor objetividad en la calificación.

Medición

Para medir el modelo en la Administración Municipal, se cuenta con los siguientes instrumentos:

  • Medición del Desempeño Institucional – Reporte FURAG
  • Es un ejercicio anual que busca determinar el estado de la gestión y desempeño de las entidades públicas del orden nacional y territorial, bajo los criterios y estructura de Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG (evaluación de las políticas). El instrumento empleado recolecta la información para la medición del Desempeño Institucional, es el Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión – FURAG, integrado por un cuestionario autodiligenciable alojado en un aplicativo en línea, habilitado anualmente para la recolección de los datos. A continuación, se podrá encontrar los resultados del índice de Desempeño institucional de la Administración Municipal.

  • Herramienta de Autodiagnósticos
  • Es un instrumento que permite a cada entidad conocer el estado de las políticas, a partir de un ejercicio de autovaloración que puede ser desarrollado en el momento en que cada entidad lo considere pertinente, y con base en ello establecer medidas y acciones de planeación para su mejoramiento continuo, sin que esto implique reporte alguno a Función Pública, a otras instancias del Gobierno o a Organismos de Control.